「いつもの会議では意見が出づらい」「部署間の連携が弱くなってきた」
そんな悩みを抱えたときに、注目されているのがオフサイトミーティングです。
オフサイトミーティングとは、オフィスの外で行う会議や研修、ディスカッションのことで、近年では、経営層の戦略会議からチームビルディングまで、さまざまな目的で導入が進んでいます。特に、開催場所の選び方ひとつで、会話の質も、参加者のモチベーションも、大きく変わるのがこの取り組みの特徴です。
本記事では、オフサイトミーティングを成功させるための「場所選び」の考え方や手配の流れをわかりやすく解説します。初めて企画を担当する方でも安心して準備が進められるよう、実践的なポイントを丁寧にまとめました。
オフサイトミーティングとは
オフサイトミーティングとは、普段の職場や会議室から離れた場所で行う会議やディスカッション、ワークショップのことを指します。業務に追われる日常の空間から一歩離れることで、参加者の思考や発言に“余白”が生まれ、普段は出にくいアイデアや本音が引き出されやすくなるのが最大の特徴です。
チームの結束を高めたい、新規事業のアイデアを生み出したい、部署を越えた対話の機会をつくりたい、そんな目的で導入されることが多く、近年では中小企業から大手企業まで幅広く導入されています。
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なぜ開催場所選びが重要なの？
オフサイトミーティングの成否を左右する要素のひとつが、開催場所の選定です。実際に、人は空間によって心理的な変化を受けやすく、場所が変われば空気も変わります。
例えば、隣の会議室に別のグループがいるような会場では、声の大きさを気にして思ったことが言えないかもしれません。一方、自然に囲まれた静かな環境や、貸切が可能なプライベート感のある空間であれば、参加者同士の距離が一気に縮まり、深い対話につながります。
目的に合った空間設計ができているかどうか。ここが、ただの「社外ミーティング」と「意味のあるオフサイトミーティング」を分ける分岐点になります。
オフサイトミーティングの開催場所を選ぶ際のポイント
開催場所を決める際は、「アクセスがいい」「景色がいい」といった表面的な要素だけではなく、ミーティングの目的や内容に合った空間であるかを見極めることが大切です。ここでは、特に意識したい5つのポイントをご紹介します。
アクセスのしやすさ
まず第一に考えるべきはアクセスの良さです。参加者が遠方から集まる場合は、主要駅や空港からの移動がスムーズかどうか、送迎バスの有無なども含めて確認しておきましょう。
遠すぎると移動疲れが出ますし、近すぎると“非日常感”が薄れるというジレンマがありますが、これは参加者の層や滞在時間によってバランスを取ることが可能です。
空間のプライバシー性
次に大切なのは、空間のプライバシー性です。周囲に他の団体がいると発言が抑制されてしまうケースもあるため、貸切が可能な会議室やフロア、あるいは1棟貸しの施設などが安心です。
対話しやすいレイアウト
また、対話のしやすさも見逃せません。机の配置が自由に変えられるか、座席に柔軟性があるか、十分な明るさが確保されているかなど、細かい部分まで目を配ることで、よりストレスの少ない空間が実現できます。
設備の充実度
さらに、ミーティングに必要な設備（モニターやホワイトボード、Wi-Fiなど）が整っているかどうかも忘れずに確認しましょう。
思考の余白を生むスペース
そして最後に注目したいのが“余白”の存在です。ミーティングの合間に少し外を散歩できる庭やテラス、ラウンジスペースがあるだけで、参加者のリフレッシュ度が変わります。何気ない雑談や気づきは、こうした余白の時間から生まれることが少なくありません。
会場選びでよくある失敗と注意点
ありがちな失敗のひとつが、見た目の印象だけで選んでしまうことです。
写真映えする会場でも、実際には照明が暗かったり、天井が低く声が響きにくいなど、使い勝手に難があるケースもあります。
また、機材の貸出有無や、ホワイトボード・延長コードなど細かい備品が揃っていないことで、当日になってバタつく場面もよく見られます。事前に「設備一覧」を確認し、不明な点はすべて問い合わせましょう。
さらに、宿泊型の場合は、食事や部屋の快適性も無視できません。せっかくのミーティングも、寝不足や不満足な食事があると全体の満足度が下がってしまいます。
目的別・おすすめのオフサイトミーティング会場選び
オフサイトミーティングの成果は、開催場所によって大きく左右されます。ここでは、目的別に「どんなタイプの場所・会場が向いているか」をご紹介します。
幹部層の戦略会議・意思決定におすすめな場所
経営層や幹部がじっくり議論する場には、落ち着いた雰囲気でプライバシーが確保された会場が適しています。視界に自然が広がる静かな空間、または専用フロアが用意された施設であれば、外部の視線や音を気にせずに議論を深められ、戦略に集中できる環境が整っています。
チームビルディングができる場所
チームの親睦を深めたい、斬新な発想を引き出したいときには、自然に囲まれた開放感のある場所が最適です。森や海、広い庭やテラスのある施設は五感を刺激し、日常の枠を超えた対話を促します。軽い体験や散策が組み込める余白があることも、創造的な対話を生む重要な要素です。
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日帰り開催や短時間で開催したい場合におすすめな場所
首都圏近郊で日帰りを念頭に置くなら、都心からのアクセスが良く、設備が整ったレンタル会議室や貸しスペースが実用的です。必要な備品が揃っていて移動の負担が少ないことは、参加者の集中力や満足度を維持するためにも重要なポイントになります。
長時間滞在しながら学びや交流も重視したい時におすすめな場所
宿泊を伴うミーティングでは、宿泊施設に会議スペースが併設された場所が役立ちます。食事や休憩、翌日の準備といった流れがストレスなく進み、滞在中の効率も高まります。特に、一定のリズムで集中とリフレッシュを組み込める環境は、深い学びや交流を促すのに適しています。
非日常感とユニークさを重視したい時におすすめな場所
時には、会議室ではなく廃校やキャンプ場、イベントホールといった非日常性のある空間を活用するのも効果的です。懐かしさや新鮮さを伴う雰囲気は、参加者の感覚をリセットし、普段とは違う視点や発想を喚起します。
オフサイトミーティングの会場手配・予約までの実践的な流れ
会場選定のステップと並行して進めるべきなのが、実際の手配・予約の進行管理です。オフサイトミーティングは多くの場合、数週間〜数ヶ月前からの準備が必要となるため、余裕を持ったスケジュール設計と早めのアクションが求められます。
ここでは、初めて企画を担当する方でも迷わないよう、時系列での流れをご紹介します。
開催候補日の決定と会場問い合わせ（1〜6ヶ月前）
まずは社内の日程調整を行い、開催候補日を複数ピックアップします。候補が定まったら、興味のある会場に空き状況の問い合わせを行いましょう。Webフォームや電話、メールでの確認が一般的です。
問い合わせ時には、以下のような情報を事前に整理しておくとスムーズです。
- 開催希望日（第1〜第3希望）
- 予定人数
- 目的（例：幹部合宿、チームビルディング）
- 利用時間帯（例：10:00〜17:00＋宿泊）
仮予約と見積もり依頼（開催1〜5ヶ月前）
日程の空きが確認できたら、まずは仮予約をお願いしましょう。会場によって仮押さえ期間は異なりますが、1〜2週間程度設けてもらえることが多いです。
その間に、プログラム内容を元にした見積もりを取得します。会場使用料、備品、食事、宿泊、交通手配など、必要な項目を細かく相談しましょう。
下見・現地確認（1〜4ヶ月前）
可能であれば、仮予約期間中に現地視察（下見）を行います。パンフレットやWebサイトでは分かりにくい動線、空気感、設備の状態を把握できる大切な機会です。
当日は営業担当と直接話しながら、以下のような点を確認すると安心です。
- 会議室のレイアウトや広さ、可動性
- 宿泊部屋の清潔感や動線
- 周辺環境の静けさ・非日常性
- 昼食・夕食など食事の内容と形式
正式契約の締結と初期費用の支払い
下見と見積もりに納得したら、正式契約に進みます。申込書の提出や契約書への署名、申込金の振り込みなどを経て、会場予約が完了となります。
契約締結後は、キャンセルポリシーも発生するため、社内意思決定が固まってから進めましょう。
当日までの詳細打ち合わせ（1ヶ月前〜直前）
契約後は、会場の運営担当者とプログラムの詳細・タイムテーブル・設備要望などのすり合わせを行います。進行表や参加者リスト、配布資料、座席配置、アクティビティ内容など、必要に応じて複数回の打ち合わせが発生します。
食事の希望やアレルギー対応、記念品の手配など、細やかな点もこの段階で共有しておきましょう。
オフサイトミーティングなら「フェニックス・シーガイア・リゾート」がおすすめ
オフサイトミーティングを、単なる“社外ミーティング”ではなく、心に残る体験・行動変容につながる時間にしたい。
そうお考えなら、九州・宮崎にある「フェニックス・シーガイア・リゾート」のような複合型リゾート施設が強力な選択肢になります。
シーガイアでは、企業の会議や研修、幹部合宿、チームビルディングなど、年間を通じて多くの法人利用実績があり、特に「非日常」と「充実した話し合い」の両立を重視する企業に選ばれています。
シーガイアがオフサイトミーティングに選ばれる理由
会議・宿泊・体験がすべて一体化した“オールインワン”空間
広大な敷地内には、大小さまざまな会議室、快適な宿泊施設、地元食材を活かしたレストラン、温泉・スパ・ゴルフ・乗馬など、チームでの滞在に必要なすべての要素が揃っています。
「午前は会議、午後はアクティビティ」「夜は温泉でリラックス」といった柔軟な設計が可能です。
チームの“共通体験”を通じた一体感づくり
海や松林を望む雄大なロケーションは、普段の役割や肩書きを外した対話を促し、チームとしての新たな関係構築に貢献します。
「意見が活発に出た」「次のアクションが自然に決まった」といった声が多く聞かれるのも、場所の力を活かした設計があってこそです。
専任スタッフによる企画サポートと柔軟な対応力
初めてのオフサイトミーティングでも安心できるよう、経験豊富な専任コーディネーターが、会場選定から当日運営までをワンストップでサポート。
「自然の中でリラックスしながら過ごしたい」「アクティビティを取り入れたい」など、ふわっとした相談からでも対応してくれます。
「社内の空気を変えたい」「チーム力を強化したい」
そんな想いがあるなら、日常を一歩抜け出し、五感を開放する環境で“意味のある時間”を過ごしてみませんか？
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執筆者： フェニックス・シーガイア・リゾートMICE編集部
企業の会議・研修・表彰旅行などのMICE開催を支援する専門チーム。宮崎の魅力や最適な会場選びの情報を発信しています。
